في هذا المقال سنتحدث عن التدقيق الداخلي. هناك الكثير من الأسئلة حول عمليات التدقيق ، فقد تكون هناك منظمة تواجه تدقيق الهيئة المُبلغ عنها قريبًا جدًا ، وقبل ذلك يريدون إجراء تدقيقهم الداخلي ، لكنهم غير متأكدين من كيفية القيام بذلك وكيفية القيام به بشكل مناسب .
لا تقلق، في هذا المقال سوف أتعمق أكثر فيما يتعلق بنظام إدارة الجودة لديك :
- كيف يمكنك عمل تدقيقك الداخلي بشكل صحيح؟
- كيف يمكنك أن تفعل ذلك مع موظفيك؟
- وأيضًا ، كيف يمكنك إجراء تدقيق داخلي أثناء حدوث جائحة.
لقد قمت مؤخرًا بنشر حلقة حول نفس الموضوع حول كيفية إجراء التدقيق الداخلي. يمكنك التحقق من ذلك من خلال الرابط أدناه:
نحن هنا لا نتحدث عن هيئة مُبلغة أو عن هيئة إصدار الشهادات التي ستأتي لمراجعتك. إذا كنت تريد معرفة المزيد عن تدقيق الهيئة المبلغة ، فيمكنك الاطلاع على هذا المقال حول إعداد التدقيق للهيئة المبلغة.
جدول المحتويات
لماذا نحتاج إلى تدقيق داخلي؟
نعلم جميعًا أن التدقيق هو فحص رسمي لشركة ما ، يتم إجراؤه عادةً بواسطة هيئة مستقلة. لذلك ، إذا قمت الآن بتدقيق مؤسستك بنفسك أو بدعم من استشاري قبل تدقيق الطرف الثالث للتأكد من توافق نظام إدارة الجودة (QMS) ، فإن هذا يُعرف باسم التدقيق الداخلي.
إذا كنت تتبع ISO 13485 أو 21 CFR الجزء 820 ، فمن الواضح أنك بحاجة إلى إجراء تدقيق داخلي. لأن التدقيق الداخلي هو الأداة التي تساعدك على التحقق من أن نظام إدارة الجودة الخاص بك متوافق وفعال ويتم صيانته.
يجب على المصنّعين التحقق من أنفسهم ، وعدم انتظار تدقيق طرف ثالث للقيام بذلك نيابة عنهم. هناك المزيد من المعلومات المتاحة عن ISO 13485 وعن FDA 21 CFR الجزء 820 القسم 22 ، مع الإشارة على وجه التحديد إلى كيفية الامتثال لعملية التدقيق الداخلي لنظام إدارة الجودة الخاص بك.
ولكن هناك أيضًا إرشادات متاحة مع ISO 19011 ، وهي طريقة تدقيق نظام الجودة لمؤسستك. يشرح كيف يمكنك اختيار فريقك ، وكيف يمكنك التدقيق ، وما هو نطاق التدقيق. يخبرك أيضًا بالممارسات الجيدة لإجراء التدقيق. من أجل أداء تدقيقك الداخلي بشكل فعال ، يمكنك الاطلاع على الدليل الإرشادي لفهم أفضل.
من يمكنه تدقيق شركتك؟
هذا بشكل أساسي أحد أكبر الأسئلة ، لأن الكثير من الناس يعتقدون أنه يتعين عليهم تعيين هيئة خارجية أو منظمة خارجية للقيام بذلك ولكن لا هذا ليس إلزاميًا.
إذا كنت شركة صغيرة مع عدد قليل من الموظفين داخل شركتك ، فإن الحصول على خدمة استشاري هو الحل الصحيح ، لأنه لا يمكنك تدقيق شيء عملت عليه وعالجته بنفسك. النقطة المهمة هي أنه أثناء المراجعة ، يجب أن تكون محايدًا وأن تقدم التعليقات الصحيحة حول النظام ، لذلك عندما تقوم بذلك بنفسك لن يكون ذلك ممكنًا. وبالتالي ، من المهم حقًا بالنسبة للشركات الصغيرة تعيين بعض الاستشاريين الذين يمكنهم إجراء تدقيق محايد. عندما تقوم بتعيين مستشار ، فأنت بحاجة إلى تدريب المستشارين على إجراءات التدقيق الخاصة بك ، كما لو تم توظيفهم من قبل شركتك. إذا كان عليهم إجراء تدقيق ، فعليهم أن يفهموا ما هي متطلبات عملية التدقيق الخاصة بك.
يمكنك أيضًا تدريب موظفيك على إجراء عمليات التدقيق الداخلي. اختر موظفين من أقسام مختلفة مثل اللوجستيات والهندسة والتصميم وما إلى ذلك. سيكون موظف واحد لكل قسم استراتيجية جيدة. الهدف هو أن هؤلاء الموظفين يقومون بمراجعة الإدارات الأخرى. لا ينبغي عليهم تدقيق إداراتهم ، شخص في الخدمات اللوجستية يقوم بتدقيق جزء التصميم والعكس صحيح. يجب عليك أيضًا تحديد الخطوات المختلفة التي يتعين عليهم اتباعها حتى يتم تدريبهم حقًا على أداء التدقيق الداخلي.
بعض الشركات الكبرى لديها فريق مخصص فقط للتدقيق الداخلي مع قسم يسمى “الامتثال التنظيمي”. الامتثال التنظيمي هو قسم يساعدك على البقاء ملتزمًا. يذهبون إلى مواقع مختلفة لشركتك متعددة الجنسيات لإجراء عمليات التدقيق ، للتحقق من أن هذه المواقع تتبع الإرشادات العالمية وتتوافق مع جميع الإجراءات المذكورة في نظام إدارة الجودة.
لذلك ، من الممكن وجود استراتيجيات متعددة لإجراء تدقيق داخلي لشركتك. هناك ثلاثة أشياء يمكنك القيام بها
- قم بتعيين مستشار للتحقق من نظامك
- تدريب موظفيك غير المتخصصين في الجودة
- أو لديك فريق امتثال تنظيمي يساعد مؤسستك في التحقق من جميع مواقع مؤسستك
بالنسبة للخيار الأخير ، يمكن لهؤلاء الأشخاص أيضًا المساعدة في تبادل الممارسات الجيدة بين المواقع المختلفة. النقطة المهمة للمراجعة الداخلية هي التحقق من الامتثال وكذلك الكفاءة. إذا كان نظامك لا يعمل بشكل صحيح ، فعليك تحسينه.
و ذلك ، من خلال إجراء تلك التبادلات بين الأماكن أو الكيانات المختلفة داخل مؤسستك ، يمكن أن يساعد ذلك في الحصول على بعض الممارسات الجيدة من الكيانات الأخرى.
شارك هذا المقال
كيف تدرب موظفيك على التدقيق الداخلي؟
إذا كنت تقوم بتعيين مستشار كما قلنا سابقًا ، فأنت بحاجة إلى تدريبه على إجراءات تدقيق الشركات الخاصة بك ، حتى يتمكنوا من تدقيق أعمالك بشكل فعال.
عندما يتعلق الأمر بموظفيك ، فإليك استراتيجية ولكن يمكنك اختيار استراتيجية أخرى:
- أولا عليك أن تدربهم بشكل كامل على عملية التدقيق الداخلي. يمكنك أيضًا تدريبهم على ISO 19011 لأن هذا دليل جيد لتنفيذ التدقيق.
- ثم يمكنهم المشاركة كمراقب في عمليتين أو ثلاث عمليات تدقيق ،
- بالنسبة للتدقيق الرابع ، يجب عليهم التدقيق كمراجع مشارك إلى جانب مدقق رئيسي.
- بعد ثلاث عمليات تدقيق مشتركة ، يمكن أن يكونوا مدققين رئيسيين للتدقيق الداخلي.
عند القيام بذلك ، فإنك تُظهر للهيئة المبلغة الخاصة بك أنك في الحقيقة لا تأخذ أي شخص في شركتك وتعطيهم تدقيقًا لأداءه، ولكنك اتبعت بالفعل بعض الخطوات قبل تعيينهم كمدققين داخليين لمؤسستك.
عندما يقوم موظف داخلي بإجراء التدقيق الداخلي ، يمكنه أيضًا تقديم بعض الأفكار والطرق لتحسين عمليتك. يمكن أن يوفر هذا رؤية أخرى لعمليتك وربما مع بعض الأسئلة الغبية (التي ليست غبية أبدًا) ، يمكنك العثور على حل امثل.
لماذا هذا جيد؟ لأنه عندما يكون لدينا تدقيق هيئة مُبلَّغ به ، لا يمكنهم تقديم المشورة لك ونادرًا ما يقدمون أفكارًا للتحسين ، ولكن مع وجود أشخاص تدقيق داخلي من إدارات مختلفة يراجعون الإدارات الأخرى ، يمكنهم التفكير خارج الصندوق وتقديم بعض الحلول الجيدة للتحسين.
كم عدد المراجعات الداخلية التي يجب أن تقوم بها الشركة كل سنة؟
هناك مؤسسات تقوم بالتدقيق الداخلي مرة واحدة في السنة ، على سبيل المثال أنها تخطط لمراجعة داخلية واحدة في يونيو وكل عام في نفس الفترة تقوم بمراجعة العملية الكاملة.
هناك أيضًا مؤسسات تستخدم تدقيقها للتحقق من أنها جيدة قبل تدقيق الشهادة أو تدقيق المراقبة من هيئة إصدار الشهادات أو هيئة مُبلغ عنها ، ولكن هذه ليست الإستراتيجية الصحيحة لأنه إذا وجدت مشكلات ، فسيتعين عليك فتح بعض -المطابقة وبعد ذلك قد لا يكون لديك الوقت لتصحيح ذلك قبل تدقيق هيئة منح الشهادات.
من الأفضل دائمًا إظهار أنك تنظر حقًا إلى نظامك بشكل دوري. للقيام بذلك ، تقوم بعض الشركات بتقسيم نظام إدارة الجودة إلى ثلاث أو أربع أو خمس مجموعات. خلال الربع الأول ، انظروا في جزء من النظام و تعمقوا فيه. في الربع الثاني ، ابحثوا في جزء مختلف من النظام وما إلى ذلك. وبهذه الطريقة يمكنك إظهار أن هناك عمليات تدقيق متعددة وأنك تقوم بفحص نظام إدارة الجودة بشكل دوري. يمنحك هذا أيضًا بعض الوقت لإجراء التصحيحات.
لذلك ، من الأفضل عدم إجراء التدقيق الداخلي مرة واحدة في السنة او قبل تدقيق هيئة إصدار الشهادات.
أثناء الجائحة ، كيف تمكنا من إجراء التدقيق الداخلي؟
نعلم جميعًا أنه بسبب الوباء ، تم حبس الكثير من الأشخاص في المنزل وتبنت العديد من المنظمات تقنية العمل عن بعد مع موظفيها. حتى في هذه الحالة ، عليك إجراء تدقيق داخلي. ولكن ربما يمكنك أيضًا إعداد نظام مرن في إدارة الجودة لديك.
على سبيل المثال ، في إجراء التدقيق الداخلي الخاص بك ، يمكنك القول أنه يمكن إجراء التدقيق في غضون فترة زمنية محددة ، بالإضافة إلى شهر أو شهرين كوقت إضافي (مع وجود مبرر) ، لأنه كما نعلم جميعًا يمكن أن يكون هناك بعض المشكلات وعليك تبرير سبب عدم إمكانية إجراء التدقيق في الوقت المحدد. لذلك ، وجب علينا الحصول على إجراءات مرنة.
من الممكن أيضًا إجراء عمليات تدقيق افتراضية ، على سبيل المثال ، إذا كان بعض الأشخاص يعملون في المصنع والبعض الآخر يعمل من المنزل ، فيمكن تعيين تدقيق افتراضي من خلال مكالمة جماعية عبر الفيديو ويمكن مشاركة المستندات في مجلد مشترك. إذا كنت بحاجة إلى التاكد من عملية التحقق ، فستكون هناك حاجة إلى إجراء تحقق و ذلك من خلال مكالمة جماعية عبر الفيديو ، يمكنك طلب وضع المستندات في المجلد المشترك أو يمكنك مشاركة شاشتك وفتح المستند وإظهار ما هي عليه بالضبط .
ولكن لكي نكون واضحين ، من الصعب حقًا الاستمرار في التركيز داخل الشاشة لمحاولة قراءة الأشياء دائمًا عندما يكون الناس في انتظارك على الجانب الآخر. إنه أمر صعب حقًا ، لذا كن صبورًا مع المدقق ومع كل الفريق الذي يقوم بذلك ، لأنه منحنى تعليمي. تكمن الفكرة في إظهار أنك وضعت جميع الموارد في مكانها الصحيح وليس لديك مشكلة في القيام بذلك عن بُعد.
يرجى التأكد من تضمين ذلك في إجراءاتك ، “في حالة عدم وجود إمكانية لإجراء تدقيق في الموقع ، فإننا نسمح بإجراء ذلك عن بُعد وإليك الأدوات المستخدمة وما إلى ذلك.” كن مرنًا مع إجراءاتك التي “تكتب ما تفعله ثم تفعل ما تكتبه” لذلك لا تكن صارمًا جدًا في بعض الإجراءات واشرح أنه في بعض الحالات يمكننا إجراء تدقيق عن بعد. إذا لم تكن قد قمت بذلك الآن في الإجراء الخاص بك ، فقم بتحديثه قبل التدقيق الداخلي التالي. سيكون هناك فصل صغير يقول في حالة وجود بعض المشكلات ، يمكننا أيضًا استخدام التدقيق الافتراضي لأداء عملياتنا الداخلية وعليك أن تشرح فقط كيف تفعل ذلك و ما هي الحالات المختلفة الممكنة.
الهدف من التدقيق سواء كان افتراضيًا أو في الموقع هو أنك تحتاج إلى إلقاء نظرة على عمليتك وتحاول التحقق من أن نظام إدارة الجودة لديك مؤكد وفعال ومصان.
كيف يتم التعامل مع عدم المطابقة؟
يمكن أن يكون عدم المطابقة عادلاً أم لا ، وفي بعض الأحيان يكون الشخص الخاضع للرقابة يعرف عواقب عدم المطابقة. على سبيل المثال ، كما هو الحال في مباراة كرة القدم حيث يعطي الحكم قراره ، فإننا نقبله ، ولا نقول أي شيء ، قد لا يكون الحكم على حق طوال الوقت. بنفس الطريقة التي نتعامل بها مع المدقق وعدم المطابقة ، نقبلها مهما كانت صغيرة ، نحاول حلها والانتقال إلى الشيء التالي.
ضع في اعتبارك أن عدم المطابقة الذي تجده سيكون موجودًا في تقرير التدقيق الخاص بك وسوف تراه هيئة مُبلغة أو هيئة منح الشهادات ، لأنه يتعين عليهم التحقق من أنك تقوم بالفعل بمراجعة داخلية وما هو عدم المطابقة لديك ان وجد. لن تحكم الهيئة المُبلغ عنها أنك وجدت واحدة صحيحة أو خاطئة ، لكنها تتحقق فقط مما إذا كان نظام التدقيق الداخلي يعمل بشكل صحيح ، بدلاً من مجرد تزييفه.
عندما تكتب تقريرك ، يجب أن يقدم حقًا الكثير من المعلومات التي ستساعدك على فهم الموقف الذي حدث ، لفهم كيفية حل عدم المطابقة ، لإظهار بعض الأدلة على أنك قمت بحلها بشكل صحيح وفعال.
لذلك ، يجب أن تتذكر أيضًا أن هذا التقرير ستتم رؤيته بواسطة هيئة مُبلغة أو مدقق هيئة إصدار الشهادات ، لذا اكتب أكبر قدر ممكن من المعلومات ، أولاً لتذكر سياق هذا التدقيق (بنفسك) لأن هذا ربما حدث منذ بضعة أشهر ثم عندما يقرأها المدقق ، لن يكون لديه أي أسئلة للإجابة عليها وكل شيء واضح بالنسبة لهم.
خاتمة
يمكن أن تحدث مشكلات أثناء التدقيق ، ولكن يجب أن تكون المشكلات في الغالب ثانوية بدلاً من مشكلات رئيسية. على الرغم من أنك لا تستطيع أن تكون مثاليًا ، فقد تحدث مشكلات كبيرة ، لكن ما يهم هو كيفية حلها بشكل صحيح. النقاط المهمة التي يجب ملاحظتها في التدقيق الداخلي هي:
- اعثر على المشكلات بنفسك – لا تنتظر حضور هيئة الإشعارات / هيئة إصدار الشهادات وتجد المشكلات لنفسك. حتى تتمكن من الحفاظ على نظام إدارة جودة جيد.
- أداء التحسين المستمر – استخدم التدقيق الداخلي كأداة لتحسين نظامك وعمليتك ، ولا تحاول إخفاء الأشياء في التدقيق الداخلي ، لأن هذا قد يخلق المزيد من المشكلات أثناء تدقيق الهيئة المبلغة. أصلح أي مشاكل في أسرع وقت ممكن وأظهر للمدقق أنك تحافظ على نظام إدارة الجودة بطريقة جيدة.
- زيادة الوعي – قم بتثقيف فريقك قدر الإمكان. أثناء التدقيق الداخلي عندما يقوم موظف داخلي بالتدقيق لأقسام أخرى ، يكونون سعداء لأنهم قادرون على معرفة ما يحدث في منطقة أخرى من الشركة. ما هي القضايا التي تحدث؟ كيف تم التعرف عليها وحلها؟ إلخ … يمكنهم بعد ذلك فهم ما يحدث من قبل وما يحدث بعد التدقيق.
- إرضاء المدققين الخارجيين – أثناء التدقيق الخارجي ، يجلس مدير الجودة فقط مع المدقق في الغالب لشرح الأمور وعرض المستند ، ولكن إذا كان كل قسم يواجه المدقق ويشرح إجراءاته الخاصة بقسمه ، فإنه يظهر أن المنظمة معنية بالجودة ويعطي أهمية لها.
لذلك ، لا تعتقد أن التدقيق الداخلي هو مجرد إجراء شكلي .عليك فقط تحديد المربع ، يمكن أن يكون أداة ،قوية لشركتك لتغيير الثقافة لزيادة الوعي و الجودة وأيضًا لإظهار ذلك للهيئة المبلغة. و تأكيد أن شركتك تركز على الجودة حقًا.
هل تحتاج الى مدقق داخلي؟
اتصل بنا للحصول على عرض أسعار للتدقيق الداخلي بخصوص ISO 13485 أو EU MDR & IVDR أو MDSAP.
يمكننا أيضًا إجراء فحص وهمي قبل تدقيق الهيئة المبلغة. يمكن أن يساعد هذا فريقك على الاستعداد لنوع الأسئلة التي سيطرحها المدقق.
