وهذا أحد أكبر التحديات التي تواجه شركاتنا. نحن نركز على تصحيح المشكلات بدلاً من منعها.
أنا لا أتحدث عن مواضيع واضحة من المؤكد أنك تمنعها. يتعلق الأمر أكثر بالمشكلات التي تظهر مع بدء نمو الأعمال، أو عندما يبدأ الأشخاص في أن يكونوا أقل تفانيًا أو عندما يعتقد المديرون أن كل شيء تحت السيطرة لأن لدينا إجراءات مطبقة.
في هذه المقالة، سأقترح عليك منهجية تساعدك في البحث عن المشكلات المحتملة التي لم تظهر في الوقت الحالي أو المشكلات التي لا يزال من الممكن التحكم فيها. سأستخدم بعض الأمثلة حتى تتمكن حقًا من فهم كيفية المضي قدمًا بها.
استثمار
العائق الوحيد أمام هذا النوع من الأساليب هو حقيقة أنك تحتاج إلى الاستثمار للوصول إلى النقطة التي تكون فيها في وضع القتال.
إذا كنت تعاني حاليًا لأن لديك الكثير من النيران التي يتعين عليك إدارتها، فكيف ستتمكن من استخدام هذه التقنية للتحول من التصحيح إلى الوقاية؟
لذا في النهاية فكر في استراتيجيتك لأن ذلك قد يكون بالغ الأهمية لعملك. وهذا يمكن أن يخفف الكثير من الأعباء حيث أنك ستحل المشاكل قبل حدوثها.
ولكن خلال الفترة الانتقالية، ينبغي أن يكون هناك موقف مزيج بين التصحيح والوقاية.
حلقة بودكاست Podcast
ترتبط هذه المقالة أيضًا ببودكاست يسمى “Medical Device made Easy”.
للتحقق من ملاحظات العرض لهذه الحلقة هنا هو الرابط.
فيديو يوتيوب
حلقات البودكاست الخاصة بي موجودة أيضًا على اليوتيوب إذا كنت تريد رؤيتي أتحدث.
الفرق بين التصحيح والوقاية
إذا كنت حاصلاً على شهادة ISO 13485، فمن المفترض أن تكون قد سمعت عن الإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية أو CAPA؟
هذه أداة موضحة في الفصل 8 من هذا المعيار.
إذا كنت تريد معرفة المزيد عن ISO 13485، يمكنك مراجعة هذه المقالة.
نظام CAPA موجود هنا لحل المشكلات أو المشكلات المحتملة. هناك 3 مصطلحات مهمة يجب فهمها لذلك.
- تصحيح
- الإجراءات التصحيحية
- إجراءات إحتياطيه
إذا قمت بتلخيصها، يبدو الأمر كذلك.
- تكتشف مشكلة، وتقوم بتصحيح السبب الجذري المباشر (التصحيح).
- ثم تقوم بتحديد إجراء لتجنب حدوث هذا السبب الجذري مرة أخرى (الإجراء التصحيحي).
- وأخيرًا، تحدد ما إذا كان هذا يمكن أن يحدث في أجزاء أخرى من عملك وتتخذ إجراءات حتى لا يظهر ذلك (الإجراءات الوقائية).
تخيل الآن أنك تستخدم فقط جزء الإجراء الوقائي من نظام CAPA الخاص بك.
لنفترض أن لديك اليوم 95% من نظام CAPA الخاص بك والذي يركز على الإجراءات التصحيحية و5% على الإجراءات الوقائية. أفترض أنك سوف تجد ذلك طبيعيا؟
والآن، إذا بذلت الجهد لقلب ذلك إلى 60% من الإجراءات الوقائية و40% من الإجراءات التصحيحية، فستكون هذه خطوة رائعة.
تكلفة الإجراء التصحيحي
إذا كان لديك إجراء تصحيحي، فهذا يعني أن المشكلة حدثت بالفعل. لا يعني ذلك أن هذا قد يحدث، لكنك بالفعل في ورطة.
في حالة تأثير هذه المشكلة على منتجاتك، يتعين عليك تحديد جميع المنتجات المتأثرة.
تخيل الآن أن المشكلة بدأت قبل 3 سنوات. إذا كانت المخاطر على المنتج مرتفعة للغاية، فستحتاج إلى تذكر كل شيء. لكن إذا لم تكن حدودك دقيقة بما فيه الكفاية، فربما تتذكر أكثر مما هو مطلوب.
بالإضافة إلى ذلك، يتعين عليك إيقاف إنتاجك واتخاذ إجراء لحل المشكلة. لكن عملاؤك ينتظرون، فماذا تقول لهم؟ ما يجب القيام به؟
وفي النهاية، سيكلفك هذا الكثير من المال.
أعلم أنه من أجل هذا المقال يبدو المثال مبالغًا فيه. لكنه ليس كذلك. خلال مسيرتي المهنية، كان علينا حل هذا النوع من القضايا عدة مرات. اضطررنا إلى إيقاف الإنتاج والبدء في تلقي المكالمات من عملائنا لأنهم بحاجة إلى هذا المنتج. صعب جدا.
- العملاء لم يعودوا واثقين منك بعد الآن
- عليك أن تدفع ثمن الاستدعاء وإلغاء منتجاتك
- يجب عليك إعادة تصنيع أجزاء جديدة
- …
يا إلهي، لقد ازداد الامر سوءا.
Gemba Walk
الطريقة التي سأقدمها لك مستوحاة من “Gemba Walk”.
ماذا يعني جيمبا؟
في اليابانية، تعني كلمة “جيمبا” أشياء كثيرة مثل “المكان الفعلي” أو “مسرح الجريمة”. لكن بالنسبة لموضوعنا، سنستخدم ترجمة الأعمال وهي “المكان الذي يتم فيه إنشاء القيمة”.
لذلك، عند قيامك بمسيرة Gemba Walk، فإنك تسير في المكان الذي تنتج فيه منتجاتك على سبيل المثال.
المعرفة العملية
إن Gemba Walk هو إجراء للذهاب إلى المكان الذي يتم فيه إنشاء القيمة لفهم كيفية سير العملية.
عادةً ما يقود بعض المديرين فريقهم أو يحاولون حل المشكلات دون معرفة العملية على الإطلاق.
فكرة جيمبا هي الذهاب إلى المكان الذي توجد فيه العملية وفهم كيفية عملها. اطرح الأسئلة للحصول على كل جوانب الأمر.
يستخدم هذا أيضًا لحل مشكلة. بدلاً من محاولة حل مشكلة ما في غرفة الاجتماعات، تتمثل إحدى الأفكار في إجراء “Gemba Walk” للحصول على فهم أفضل للمشكلة. جمع المعلومات للعمل حقا على السبب الجذري.
آمل أن يوضح هذا كلمة جيمبا. وإذا لم تسمع عن هذه الكلمة من قبل، فأنت الآن تعرف كلمة يابانية.
طريقة ODIAC
طريقة ODIAC مشتقة من Gemba Walk. لها نفس الجذور التي يجب أن تذهب إلى المكان الذي يتم فيه إنشاء القيمة.
الفرق هو أننا لا نحاول فهم العملية ولكن نحاول العثور على مشكلة محتملة.
اسمحوا لي أن أشرح لك. في المكان الذي يتم فيه إنشاء القيمة، لدينا إجراءات معينة يجب اتباعها. وربما تكون هناك أيضًا بعض الأحداث السلبية لبعض الإجراءات.
لذا فإن الهدف هو محاولة تحديد المشكلات المحتملة قبل أن تصبح مشكلات وتحديد المشكلات الصغيرة قبل أن تصبح مشكلات كبيرة.
سهل أم لا؟
يبدو الأمر سهلا ولكن هذا ليس كذلك. لأنه عندما يحدد شخص ما مشكلة محتملة، هناك موقفان:
- الإدارة تتابعك لأنها تدرك أن الوقاية خير من التصحيح.
- تقول الإدارة أن هذه المشكلة لم تحدث من قبل، فلماذا الاستثمار في حل لشيء نادر؟
وهذا يمكن أن يدمر جهودك تمامًا. ولهذا السبب تحتاج هذه المنهجية إلى موافقة كاملة من الإدارة.
أودياك ODIAC
المختصرات ODIAC تعني:
- ملاحظة
- اكتشاف
- فكرة
- فعل
- تأكيد
دعونا نراجع كل خطوة من هذه الخطوات. ولكن قبل ذلك دعني أخبرك بما تحتاجه لتنفيذه
أدوات
لتنفيذ ODIAC تحتاج إلى:
- شكل
- قلم أو جهاز لوحي
- زوج جيد من الأحذية
الاستمارة
يجب تحضير النموذج من قبل. إنها قائمة بالموضوعات التي يجب التحقق منها. هذا الأمر متروك لك تمامًا لأن هذا يعتمد على شركتك. ربما هناك بعض المواصفات التي تريد التحقق من أنها مناسبة لعملك.
إحدى الطرق التي يمكنك استخدامها لإنشاء النموذج الخاص بك هي مخطط إيشيكاوا Ishikawa أو مخطط هيكل السمكة.
على سبيل المثال، للعثور على السبب الجذري لمشكلة ما، يتم تقسيم المواضيع إلى 6 م.
- اليد العاملة
- الطريقة
- الآلة
- القياس
- المادة
- البيئة
لكن في حالتنا، قمت بالفعل بتحديد المشكلات المحتملة في كل موضوع من هذه المواضيع ثم قمت بكتابة سؤال لطرحه للتأكد من عدم وجود هذه المشكلة.
مثال:
- المادة – الخلط: هل تم تحديد المادة بشكل جيد؟
- اليد العاملة
- ممارسات التوثيق الجيدة: هل التوقيع على أمر العمل مقروء؟
يمكنك البدء بقائمة صغيرة ثم تكبيرها كلما اكتسبت المزيد من الخبرة في ODIAC.
ولمساعدتك أقدم لك هذا النموذج.
مشاركون
بالنسبة لطريقة ODIAC، يمكنك أن تقرر تنفيذها بمفردك، لكنني أوصي دائمًا بالقيام بذلك مع الشخص المسؤول عن المنطقة.
لماذا؟
لأنك تحتاج إلى أن يستخدم الأشخاص هذه الأداة. إذا كان الأشخاص ذوو الجودة فقط يستخدمونها، فسيتم ختمها كأداة للجودة عندما يكون هذا شيئًا يجب أن يستخدمه أي شخص.
لذلك تحتاج إلى تثقيف موظفيك من خلال جعلهم يشاركون في هذا.
منظمة
أستطيع أن أراك تفكر: “نبتتي كبيرة، فكيف أفعل ذلك؟”
وكما قال لي أحدهم ذات مرة: عندما تريد أن تأكل فيلاً، فكله قطعة قطعة.
هذا هو بالضبط ما ستفعله. بدلاً من تنظيم جلسة BIG ODIAC، ستقسم نباتك إلى العديد من المناطق الصغيرة. وستقوم بإنشاء تقويم حيث ستخطط لجلساتك وتدعو الأشخاص المناسبين.
يجب ألا تزيد مدة كل جلسة من جلساتك عن 30 دقيقة من جيمبا و30 دقيقة من استخلاص المعلومات.
دعونا الآن نستعرض المراحل المختلفة.
هدية لك
حمل مجانا نموذج ODIAC
ملاحظة
أنت جاهز لبدء جلستك الأولى. أنت مع النموذج الخاص بك الذي يتضمن جميع المواضيع التي تريد التحقق منها. أنت أيضًا مع الشخص المسؤول في المنطقة حتى يتمكن أيضًا من معرفة ما إذا كانت هناك مشكلات في مساحة عمله.
لذلك نحن جاهزون.
ستقوم الآن بمراجعة الموضوع الأول في النموذج الخاص بك والتأكد من أن هذا جيد أم لا.
يمكنك ملاحظة كل شيء في المستند باسم من سألت، أو أين أنت بالضبط. هذا فقط للحصول على الحقائق عندما تصل إلى الخطوات التالية.
من المهم سؤال الموظفين في مكان العمل. إنهم هم الذين يخلقون القيمة، لذا عليك التأكد من أنهم يفهمون ما يفعلونه وأنه لا توجد مشكلة في مهاراتهم وكفاءتهم…
فجأة، تجد منطقة واحدة حيث توجد مشكلة محتملة. إنها ليست مشكلة الآن، لكنك تتخيل أن هذا يمكن أن يصبح مشكلة. لذلك ننتقل الآن إلى مرحلة الاكتشاف.
اكتشاف
وجدت مشكلة لذا عليك الإبلاغ عن ذلك في النموذج.
ولتسهيل عملية استخلاص المعلومات، أنصحك بالتقاط الصور أو إنشاء مقاطع فيديو. أثناء استخلاص المعلومات، ربما يمكنك أن تطلب من المزيد من الأشخاص الحضور وهذا يمكن أن يساعدهم على فهم المشكلة.
الشيء الوحيد المهم في هذه الخطوة هو عدم إلقاء اللوم على أي شخص. يمكن أن تظهر مشكلة ولا يجب أن تبدأ في إخبار الموظف أن هذا هو خطأه. هذا يمكن أن يدمر الطريقة.
يجب أن تأخذ المعلومات معك وتنتظر استخلاص المعلومات لمناقشة السبب الجذري.
إذا بدأت في إلقاء اللوم على الناس، فلن يتعاونوا معك في المرة القادمة التي تأتي فيها. أو يمكنهم إخفاء المعلومات عنك. أظهر لهم أنك هنا لدعمهم وليس لمعاقبتهم.
تسير مرحلة المراقبة والاكتشاف جنبًا إلى جنب لأنهما المرحلة التي يتم تنفيذها مباشرة في الملعب. على جيمبا.
لذلك بعد الاكتشاف، تعود إلى الملاحظة حتى تنتهي من الوقت المخصص. والإبلاغ عن جميع المعلومات الهامة في النموذج.
في النهاية، يجب عليك الآن التوقف والذهاب إلى غرفة الاجتماعات مع الشخص الذي جعل ODIAC معك. كما ذكرنا سابقًا، يمكنك أيضًا دعوة أشخاص آخرين لمساعدتك.
دعنا ننتقل الآن إلى الخطوة التالية.
فكرة
أنت الآن خارج جيمبا. كيف وجدته؟
الآن بما أن كل شيء جديد عليك، دعنا ننتقل إلى مرحلة الفكرة.
كما تعلم، فإن هذه المرحلة هي بمثابة جلسة عصف ذهني لفهم الأسباب الجذرية للمشكلات التي اكتشفتها أولاً وتحديد الإجراءات المحتملة لتقليلها أو القضاء عليها.
5 لماذا
كما يقول سيمون سينك، يجب عليك “البدء بالسبب”. هذا سوف يشرح لك سبب أهمية “لماذا”.
انظر أدناه الكتاب ومحادثة TED من سيمون سينك.
فقط استخدم ذلك لتفهم أن السبب مهم ولكنني سأشرح لك بعد طريقة الـ 5 لماذا المختلفة.
“ابدأ بلماذا” يوضح أن القادة الذين كان لهم التأثير الأعظم في العالم يفكرون ويتصرفون ويتواصلون بنفس الطريقة – وهذا عكس ما يفعله الآخرون. يطلق سينك على هذه الفكرة القوية اسم “الدائرة الذهبية”، وهي توفر إطارًا يمكن بناء المنظمات عليه، وقيادة الحركات، وإلهام الناس. وكل شيء يبدأ بـ لماذا.
إليك مقطع فيديو يشرح في دقائق قليلة مفهوم “ابدأ بالسبب”.
اشترك في قناتي على اليوتيوب ليصلك إشعار بفيديوهاتي القادمة
والآن لنعد إلى مرحلة “الفكرة”.
لذلك لديك مشكلة وتحتاج إلى إيجاد حل لها. أنصحك بأن تطلب من بعض الشركات الصغيرة والمتوسطة أن تكون جزءًا من هذه المرحلة. نظرًا لأنك قد لا تعرف كل الإجابات، فمن الأفضل أن يكون لديك أشخاص يمكنهم تزويدك بالإجابة الصحيحة.
لذا بدلًا من جعل الأمر نظريًا فقط، سأستخدم مثالًا حقيقيًا. أثناء مرحلة الاكتشاف، وجدنا مشكلة تتمثل في اختلاط المواد الخام على رف المواد الخام.
- لماذا كان هناك خلط في المواد الخام؟
- لأن الشخص الذي يملأ الرف لم يضعه في المكان الصحيح
- لماذا لم يضعه هذا الشخص في المكان المناسب؟
- لأن الملصق الموجود على المادة الخام سقط ولم يعرف مكان وضعه
- لماذا سقطت التسمية؟
- لأن هذا الملصق لا يلتصق جيدًا بالمواد الخام الزيتية
- لماذا نستخدم ملصقات لا تلتصق جيدًا بالمواد الخام الزيتية؟
- لأن هذه هي الطريقة التي تم تحديدها لجميع المواد الخام لدينا
- لماذا لا نستخدم طريقة أخرى للمواد الخام المختلفة؟
- لأننا لم نقترح أبدًا طريقة أخرى للإدارة
أنت الآن تصل إلى السبب الجذري. لم تجرب شركتك أبدًا طرقًا أخرى لتحديد المواد الخام الخاصة بك. إذن أنت الآن بحاجة إلى العثور على الطريقة الصحيحة التي تتناسب مع المواد الخام الزيتية.
اختيارات
لديك خياران هنا:
- تعرف الشركات الصغيرة والمتوسطة الإجابة ويمكنها اقتراح الحل الصحيح لحل المشكلة
- تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى دراسة الحلول المحتملة.
الخيار الأول مؤهل للانتقال إلى الخطوة التالية. هذا هو الإجراء الذي سيقضي على المشكلة.
الخيار الثاني غير مؤهل للانتقال إلى الخطوة التالية. ما زلنا في مرحلة الفكرة. لذلك يتعين عليك أن تطلب من الشركة الصغيرة والمتوسطة أن تأتي في موعد محدد لتزويدك بالإجراء الذي يجب تنفيذه.
قائمة الإجراءات
لقد وجدت الآن حلاً لكل مشكلة أو مشكلة محتملة قمت بتحديدها.
أنت الآن جاهز للانتقال إلى مرحلة العمل.
فعل
وأخيرا بعض الافعال. هل أنت مستعد لقتل تلك الوحوش الصغيرة التي يمكن أن تصبح وحوشًا كبيرة إذا لم تفعل شيئًا؟
قمنا خلال المرحلة السابقة بتحديد الإجراءات التي يجب تنفيذها لتقليل المشكلة أو القضاء عليها.
يجب عليك الآن:
- تحديد الشخص المناسب لتنفيذ الإجراء. لذلك يجب عليك وضع اسم (واحد فقط، وليس الكثير).
- ضع الموعد المحدد لهذا الإجراء
- حدد الحالة (40% تم أو 95% تم). يجب عليك أيضًا مراقبة مدة بقائه على نفس الحالة.
أنت الآن في وضع التنفيذ لذا قد يستغرق الأمر بعض الوقت. ما هو حاسم خلال هذه المرحلة هو متابعة التقدم. ربما يعني هذا أنك تنظم اجتماعًا قصيرًا ليأتي الأشخاص ويشرحون حالة أفعالهم.
لكن من فضلك، لا تنتظر الموعد المحدد لتسأل عن سبب تأخرهم أو لماذا لا يحل هذا الحل المشكلة حقًا. تحتاج إلى التحقق من قبل.
نظام كابا (ISO 13485.2016)
إحدى الأدوات المستخدمة هي نظام CAPA الخاص بك. هذا هو النظام الموجود في نظام الجودة الخاص بك ويمكن أن يساعدك في الحصول على الفضل في أفعالك.
على سبيل المثال، إذا كانت المشكلة التي اكتشفتها هي “مشكلة محتملة”، فيمكنك فتح إجراء وقائي. تخيل بعد عدة أشهر من استخدام هذه الأداة، وبدلاً من اتخاذ الإجراءات التصحيحية فقط، لديك غالبية الإجراءات الوقائية.
إذا كنت مدققًا وأقوم بتفتيش شركتك فسوف أتفاجأ وسيكون الانطباع ممتازًا.
“بدلاً من انتظار ظهور المشكلة، فإنهم يمنعونها.”
لذا فإن اختيارك لنظام CAPA، إذا تم استخدامه بشكل جيد، يعد أداة رائعة لذلك.
تأكيد
شكرا لصبرك. نحن في النهاية. وسترى الآن ثمار عملك ما عليك سوى حصادها.
عليك العودة إلى الميدان للتأكد من اختفاء المشكلة. خلال مرحلة التأكيد، عملك هو
- التأكد من تنفيذ الإجراء
- والأهم من ذلك التأكد من حل المشكلة
تنفيذ
لتنفيذ ذلك، يمكنك التخطيط لمسير Gemba محدد للتحقق من ذلك أو يمكنك استخدام جلسة ODIAC أخرى واستخدام بضع دقائق للتأكد من انتهاء الإجراءات ونجاحها.
أثر سلبي
في بعض الأحيان، نحل مشكلة ولكن نخلق مشكلة جديدة. خلال هذه الخطوة، يجب عليك أيضًا التحقق مما إذا كان هناك أي تأثير سلبي لما قمت بتنفيذه.
للتحقق من ذلك، يمكنك أولاً أن تسأل الموظفين عما إذا كانوا يرون حدوث مشكلة أخرى.
ثانيًا، يمكنك إجراء تأكيد بخطوتين.
- التحقق الفوري من أن الإجراء قد تم
- انتظر بعد بضعة أسابيع وتحقق من عدم ظهور مشكلة أخرى.
نظرًا لأن طريقة ODIAC لا يتم تنفيذها مرة واحدة، سيكون لديك فرص لمراجعة ما إذا كان الحل الذي قدمته صحيحًا.
شارك هذا المقال
رسمية أو غير رسمية
في البداية أنصحك بجعل هذه الطريقة غير رسمية. يجب أن يكون هذا بمثابة مشروع تجريبي للاختبار لبضعة أشهر.
عندما تجد التوازن الصحيح من حيث التنظيم والتخطيط والمدة… فإنني أطلب منك أن تجعل الأمر رسميًا.
أنت بحاجة إلى الاستثمار في هذا النوع من البرامج للبحث دائمًا عن المشكلات قبل أن تصبح كبيرة. كلما زاد تدريب موظفيك على ذلك، زادت فرصتك في الحصول على عائد على الاستثمار.
تكمن المشكلة في حقيقة أنه لا يمكنك الحكم على المبلغ الذي قمت بحفظه، حيث لا ينبغي أن تحدث المشكلة عادةً. ولكن ربما إذا رأيت عددًا أقل من حالات عدم المطابقة أو تغيرًا في نسبة الإجراءات التصحيحية مقابل الإجراءات الوقائية، فسوف تعتبر هذا ناجحًا.
في هذه المقالة أعلمك بكيفية إنشاء إجراء. أستخدم مثال ISO 13485:2016 ولكن هذا لا يقتصر عليه.
مهم
أحد الأشياء المهمة هو أنه إذا فاتتك خطوة التأكيد، فإن كل ما قمت به من قبل يمكن أن يذهب سدى. لذا يرجى التأكد دائمًا من تنفيذ إجراء ODIAC قبل إغلاق ملفك.
إذا فاتك ذلك، فسوف يفهم الناس أنه على أي حال لا يوجد أي تحقق من أن الإجراء قد تم. لذلك يمكن أن يكونوا أقل تركيزًا على تصحيح الأمور.
لذا، في بداية تطبيق طريقة ODIAC، تحتاج إلى تثقيف موظفيك حتى يعتادوا عليها. لا تستسلم عند أول حاجز. استمر فقط ولكن لا تقلل من أهمية الاستثمار لتنفيذ هذه الطريقة.
سؤال لك؟
عندي سؤال لك وبصراحة.
